Table des matières

Partage et synchronisation de documents, d'agendas et de contacts

Partagez et synchronisez automatiquement vos documents de travail en équipe (tout types de fichiers) depuis plusieurs ordinateurs ou ordiphones, en réseaux local Intranet et via l'Internet. Cet outil en ligne installé sur un serveur dans vos locaux ou dans un centre de données permet d'avancer en équipe sur les mêmes documents, quelque soit votre lieu de travail, de donner des accès réservés à certains de vos documents à vos utilisateurs en interne ou en externe.

Demo-TIC et Tétras Libre utilisent actuellement deux outils : Nextcloud et Seafile

Support pour NextCloud

Ressources utiles :

Mettre l'interface Web en français

Cliquer en haut à droite sur l'utilisateur puis dans le menu déroulant sur Personal, puis changer le language.

Créer des nouveaux utilisateurs

Cliquer en haut à droite sur l'utilisateur puis dans le menu déroulant sur Utilisateurs. Cliquer sur ajouter un groupe s'il n'y en a pas. Puis cliquer sur Créer après avoir entrer un nom d'utilisateur, un mot de passe et sélectionné un ou plusieurs groupes pour cet utilisateur.

Créer des nouveaux dossiers et fichiers partagés depuis l'interface web

  • Cliquer sur Fichier dans la barre de menu horizontale en haut. Puis sur le symbole “+”.
  • Pour charger sur le serveur un fichier existant sur votre ordinateur, cliquer sur “Chargement”.
  • Pour créer un nouveau dossier ou fichier cliquer sur “Dossier” ou “Fichier”.
  • Pour partager un nouveau dossier ou fichier cliquer sur l'icône “Partager (Points reliés)”, puis entrer des noms d'utilisateurs ou de groupe d'utilisateurs dans le champs “Partage”. Cliquer sur “Partager par lien public” pour envoyer un lien de téléchargement à un correspondant.

Installer et configurer le logiciel client Nextcloud sur son ordinateur

Pour les systèmes MS/Windows et MAC/OS, rendez-vous sur : https://nextcloud.com/install/. Cliquer sur Desktop Client. Suivre les instructions d'installation.

Pour les systèmes GNU/Linux, ouvrir un terminal et taper les commandes suivantes :

sudo add-apt-repository ppa:nextcloud-devs/client
sudo apt-get update
sudo apt-get install nextcloud-client
  • Pour lancer le client automatiquement au démarrage de l'ordinateur :
    • Avec Linux Mint : Dans le menu “Généraux” du client. Ou bien dans le Menu du système Mint : Préférences > Applications au démarrage > Ajouter
    • Sous MS/Windows : Dans le menu “Généraux” du client
    • Sous MAC/OS : Dans le menu “Généraux” du client
  • Adresse Web du serveur Nextcloud : (par exemple : https://nextcloud.demo-tic.org)
  • Nom d'utilisateur et mot de passe :
    • Attention : Pour pouvoir choisir ultérieurement quels dossiers sur son ordinateur souhaite-t-on synchroniser, cliquer sur le bouton “Passer outre la configuration des dossiers”.

    Comment faire ré-apparaître l'icône de Nextcloud dans la barre de notification en bas à droite (GNU/Linux)

Aller dans Menu> Préférences > Applications au démarrage , double-cliquer sur Temporisation et mettre 5 secondes pour cette application.

Créer des nouveaux dossiers et fichiers partagés depuis un ordinateur/téléphone avec un client Nextcloud

Cliquer sur le bouton “Ajouter une synchronisation de dossier”.

Si ce bouton est grisé et inactif, il faut au préalable désynchronisé le dossier principal Nexcloud qui a été synchroniser par défaut.

Installer et configurer le client Nextcloud sur son téléphone

  • GNU/Linux : Installer le dépôt d'applications “F-Droid”, puis installer l'application “DavDroid”
  • MS/Windows et MAC/OS : voir le manuel de l'utilisateur de Nextcloud

Partage et synchronisation d'agendas et de contacts

Partagez et synchronisez automatiquement des agendas et carnets de contacts personnels ou communs à une équipe depuis plusieurs ordinateurs ou ordiphones, en réseaux local ou Internet. Créez des agendas qui seront stockés sur un ordinateur-serveur local (à domicile ou dans vos locaux professionnels) et qui peuvent être aussi sur tout ou partie de vos ordinateurs (fixe, portable ou téléphones (SmartPhone)) en étant partagés et synchronisés automatiquement. Ces agendas et carnets de contacts peuvent être accessibles :

  • Depuis son ordinateur personnel (fixe, portable) équipé du logiciel de gestion de courriels Mozilla Thunderbird/Lightning ou depuis son ordiphone équipé de l'application Android DavDroid. Les agendas configurés dans Thunderbird/Lightning permettent de voir les disponibilités de chacun, planifier des réunions et des rendez-vous, avoir des rappels automatiques…
  • Avec un navigateur Web sur tout ordinateur ou téléphone connecté à l'Internet (en utilisant l'identifiant/mot de passe d'un compte de son serveur local).

Notes : Il est possible de créer aussi des « agendas publics » visibles par tous les internautes (donc sans connexion au serveur local avec un compte utilisateur) mais ce type d'outil est déjà intégré dans les fonctionnalités de la plupart des sites Web.

Notes : Les Carnets de Contacts partagés sont intégrés et utilisables simultanément avec plusieurs comptes de courriels lorsque ces comptes sont configurées dans le logiciel Mozilla Thunderbird.

Technologies utilisées : Demo-TIC recommande (et utilise) les Logiciel Libres Nextcloud, Mozilla Thunderbird/Lightning/SoGo Connector et DavDroid.

Depuis un ordinateur avec Thunderbird

Le logiciel recommandé par Demo-TIC est Thunderbird. Pour l'installation et la configuration, consulter la page dédiée.

Pour accéder à plusieurs comptes différents sur le même serveur, il est nécessaire de modifier le paramètre de configuration avancée calendar.network.multirealm (voir cette documentation détaillée).

FIXME À faire : vérifier que les points suivants sont bien documentés

  • Comment afficher les tâches avec les événements (par défauts les tâches ne s'affichent pas la vue en calendrier, et les tâches non-démarrées ne s'affichent pas dans la vue des tâches à droite, ce qui est perturbant)
  • Comment ne pas afficher les rappels des tâches des calendriers des autres utilisateurs
  • On ne peut pas afficher un calendrier en libre/occupé uniquement, mais c'est utilisé lors de l'invitation pour trouver les créneaux auxquels les invités sont disponibles
  • Pourquoi, dans Thunderbird/Lightning, est-ce qu'il y a un petit panneau en forme de triangle quand j'ajoute l'agenda dans Thunderbird/Lightning ? ⇒ Il y a eu une erreur lors de la synchronisation avec l'agenda. Vérifiez les paramètres et resynchronisez l'agenda pour faire disparaître ce panneau d'alerte.

Depuis navigateur Web sur tout ordinateur ou téléphone connecté à l'Internet

Avec un navigateur Web sur tout ordinateur ou téléphone connecté à l'Internet (). Il faut aller à l'adresse d'un Outil en ligne Nextcloud en utilisant l'identifiant/mot de passe d'un compte de son serveur local

(FIXME A re-tester : fonctionnalité manquante : pas de demande d'invitation possible?).

Depuis un ordiphone Android

L'application DavDroid peut être installé facilement en installant au préalable sur son téléphone (équipé d'un système Android version 4 ou plus) le dépôt d'applications Libres F-Droid.

Informations utiles :

  • Lorsque le portable est complètement éteint, le compte Davical doit être recréé dans Davdroid pour afficher à nouveau les agendas et contacts partagés. L'utilisateur doit donc avoir mémoriser l'adresse URL de son serveur, son identifiant personnel et son mot de passe.
  • Pour avoir une copie “de secours” non-synchronisées de son carnet d'adresse, on peut l'exporter en format .CSV depuis thunderbird, puis l'importer dans son Webmail, puis l'exporter en format vcard .VCF, cela afin de pouvoir utiliser une application à installer parmi celle des dépôts de F-Droid, qui permet d'importer des carnets de contacts au format .vcf dans les carnets non-synchronisé de son téléphone avec Android.

Depuis un ordiphone iPhone

Les iPhone fonctionnent en natif avec des agendas et contacts partagés. Il faut utiliser les protocoles CaldDav et CardDav.

Depuis le webmail RoundCube

Une fois connecté avec votre compte sur l'interface web de Roundcube, la configuration se fait en quatre étapes:

  1. Paramètres en haut à droite,
  2. Préférences en haut à gauche,
  3. Cliquer sur la section CardDav, sur la gauche,
  4. Configurer votre carnet d'adresse distant.

Capture d'écran de configuration :

Depuis un autre appareil

Se connecter sur l'interface web à l'adresse fournie par l'administrateur. Si certains agendas et carnets d'adresses ne s'affichent pas dans la liste, cliquer sur l'icône à droite de Calendriers et Carnets d'adresse.

Sites ressources

Comment récupérer une version antérieure d'un fichier qui a été modifié

  • Se connecter à l'interface web du serveur (ex: https://nextcloud.demo-tic.org), puis Cliquer sur Fichier dans la barre de menu horizontale en haut. Puis naviguer dans les dossiers et cliquer à droite sur les 3 points sur la ligne d'un fichier, puis sur Détails, puis sur Versions.

Comment récupérer un fichier effacé

  • Se connecter à l'interface web du serveur (ex: https://nextcloud.demo-tic.org), puis Cliquer sur Fichier dans la barre de menu horizontale en haut. Puis cliquer en bas à gauche sur “Fichiers supprimés”.

NB : Il faut se connecter à l'interface web avec le compte de l'utilisateur qui a effacé le fichier recherché.

Comment supprimer définitivement un fichier effacé (ex: pour faire de la place sur son quota)

Un utilisateur, pour faire de la place sur son espace avec quota, peut nettoyer ses “fichiers suprimés” (c'est à dire son historique restaurable) en ne sélectionnant par exemple que ce qui est vieux de plus d'un mois. Soit on peut tout sélectionner l'immense page avec tous les fichiers, soit il faut cocher en cliquant ligne par ligne (hélas, il n'y a pas de colonne indiquant la taille des fichiers :-( ).

  • Se connecter à l'interface web du serveur (ex: https://nextcloud.demo-tic.org), puis Cliquer sur Fichier dans la barre de menu horizontale en haut. Puis cliquer en bas à gauche sur “Fichiers supprimés”.

NB : Il faut se connecter à l'interface web avec le compte de l'utilisateur qui a effacé le fichier recherché.

Comment configurer l'accès aux fichiers en Webdav avec l'explorateur de fichier de GNU/Linux Ubuntu ou Mint

Ouvrir un dossier et Cliquer sur Fichier > Se connecter à un serveur puis mettre dans les champs Serveur : l'adresse du serveur example.com/remote.php/webdav (ne pas mettre https:// devant), Type : Webdav sécurisé (HTTPS), ID / Mdp de l'utilisateur.

Ressources :

Note : On peut aussi mettre directement dans le champs d'adresse de l'explorateur de fichier :

davs://Identifiant_utilisateur@site_du_serveur_exemple.com/remote.php/webdav

Note : Mettre %20 à la place des espaces dans les identifiant s'il y en a. Mettre %40 à la place des @ dans les identifiant s'il y en a.

Comment configurer l'accès aux fichiers en Webdav et avec l'explorateur de fichier de MS/Windows

Support pour Seafile

Comment configurer l'accès aux fichiers en Webdav et avec l'explorateur de fichier de GNU/Linux Ubuntu ou Mint

https://doc.ubuntu-fr.org/webdav#montage_via_nautilus

https://manual.seafile.com/extension/webdav.html

Ouvrir un dossier et Cliquer sur Fichier puis Se connecter à un serveur puis mettre dans les champs Serveur : l'adresse du serveur example.com/seafdav (ne pas mettre https: devant), Type : Webdav sécurisé (HTTPS), ID / Mdp de l'utilisateur. Note : On peut aussi mettre directement dans le champs d'adresse de l'explorateur de fichier : <code>davs:Identifiantutilisateur@siteduserveurexemple.com/seafdav</code>

Note : Mettre %40 à la place des @ dans les identifiant s'il y en a. Mettre %20 à la place des espaces dans les identifiant s'il y en a.

Comment configurer l'accès aux fichiers en Webdav et avec l'explorateur de fichier de MS/Windows

Exécuter > cmd

puis tapper

net use * \\<server_address>@SSL@DavWWWRoot\seafdav /user:<user>

Autres solutions ? :

Cliquer Bouton droit sur PC dans l'explorateur de fichier et sur connecter un lecteur réseau. Puis \\<server_address>@SSL\seafdav (cocher les deux cases en dessous, redémarrer le PC et recommencer jusqu'à ce que ça marche.

Ressources :

For Vista and later versions: Windows Explorer supports HTTPS connection. But it requires a valid certificate on the server. It's generally recommended to use Windows Explorer to map a webdav server as network dirve. If you use a self-signed certificate, you have to add the certificate's CA into Windows' system CA store.

Partage d'un seul document

Quand un partage est fait sur un seul document, Seafile créé 2 liens: 1 pour voir le document dans l'interface web de Seafile, un second pour télécharger directement le document.

Envoyer le premier lien suffit: la page web de Seafile a un bouton Télécharger en haut à droite. (Un utilisateur novice peut avoir des difficultés avec le second lien: un fournisseur nous a appelé car ils n'arrivaient pas télécharger une affiche de 13Mo.)

Comment faire ré-apparaître l'icône de Seafile dans la barre de notification en bas à droite (GNU/Linux)

Aller dans Menu> Préférences > Applications au démarrage , double-cliquer sur Temporisation et mettre 5 secondes pour cette application.

Comment récupérer un fichier effacé dans l'historique de Seafile

  • S'identifier en tant qu'administrateur.
  • Dans le menu latéral de gauche, dans la rubrique Mes partages, cliquer sur Bibliothèques, puis cliquer sur le dossier de la Bibliothèque dans lequel se situait le fichier à récupérer.
  • Cliquer en haut à droite sur l'icône avec une Horloge (où s'affiche un info-bulle affichant “Historique”)
  • Chercher la ligne décrivant le fichier effacé et laisser le curseur de la souris à droite de cette ligne. Cliquer sur le lien “Voir instantané” qui apparait quand le curseur de la souris ne bouge plus.
  • Cliquer dans les éventuels dossiers et sous-dossiers jusqu'à retrouver le fichier recherché. Cliquer sur le lien décrivant le fichier, puis cliquer sur le bouton Télécharger.
service_oel/partage_synchronisation_de_documents_agendas_contacts.txt · Dernière modification: 2017/06/26 11:24 par canaille
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